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Die Umstellung von manueller KG zur elektronischen KG

Eine Erfolgsgeschichte

Der Aufwand einer Umstellung darf nicht unterschätzt werden.
Heute könnte ich aber meine Arbeit ohne elektronische KG mit gleichem Zeitaufwand gar nicht mehr bewältigen.

Alleine das KG-Handling spart mir und der MPA täglich mindestens 1 Stunde.

Dr. med. Jacques Stäger Facharzt FMH für Allgemeinmedizin Präsident zu:care DIE ZUGER HAUSÄRZTE

 Die IT-Entwicklung in meiner Praxis

Arbeitsablauf:

1. Ãœbernahme der handgeschriebenen Notizen mittels Einscannen:

1.1 KG
1.2 Laborblätter
1.3 EKG
1.4 Röntgenbefunde
1.5 Eigene Berichte und Verordnungen
1.6 Erhaltene Berichte

1.7 Digitalisierung der
Diagnosen
Operationen
Medikamentenpläne

1.8 Digitales Einlesen der externen Laborresultate (Labor Medica) der letzten fünf Jahre
Manuelle Zuordnung der Resultate (Patientennummer)

2. Digitalisieren von Diagnosen und Operationen

Zu Beginn war die Lernphase mit ICD-10 deutlich anspruchsvoller als mit ICPC-2

2.1 Diagnosen und Allergien:
Mit MEDICOwin war die Auswahl aus ICD-10 2007 und ICPC-2 möglich, zudem konnten die Texte der Diagnosen überschrieben oder ergänzt werden. Dies ist wichtig für den Ausdruck und die Darstellung der digitalen KG

Falls Diagnosen nicht zuteilbar waren, wurden die Vorderseiten der KG oder die relevanten Einträge eingescannt

2.2 Operationen:
Auswahl aus OPS 2007
Achtung: Ist anspruchsvoll für Grundversorger, Déjà-vu für Spezialisten!
Andere Klassifizierungen waren dank MEDICOwin integrierbar.
Texte der Operationen konnten mit MEDICOwin überschrieben oder ergänzt werden.

Datenumfang und die dafür notwendige Speicherkapazität

• 9000 registrierte, aktive Patienten
• 3234 Medien-Ordner: d.h. Patienten mit digitalisierten Dokumenten
• Grösse auf Datenträger: 12.8 GB
• 16033 Dokumente (Dateien)
• Pro Patient 842 KB oder 5 Dokumente
• 1 Dokument durchschnittlich 168 KB

Zeitaufwand und Organisation für die MPA

• Zeitaufwand für das Einscannen und Beschriften der Dokumente:
  15 min pro Patient durchschnittlich
• 800 Arbeitsstunden auf 2 Jahre verteilt entsprachen etwa 15% einer Vollzeitstelle einer MPA (bei 42.5 h pro Woche Arbeitszeit)
• Zuerst wurden die Dossiers der aktuell in Behandlung stehenden Patienten eingescannt
• In ruhigen Zeiten wurden die nicht mehr aktuellen Dossiers nach einfachem, einprägsamem Schema eingescannt.
• Zuerst wurden die KG‘s der Frauen nach Alphabet geordnet, Beginn bei A – Z, anschliessend die KG‘s der Männer Beginn bei A – Z, anschliessend die KG‘s der Notfallpatienten mit Beginn beim aktuellen Jahr, anschliessend jedes Jahr vorher usw.
• Medikamentenpläne:
  Uebernahme der Medikamentenpläne bei Dauerpatienten (Herz-Kreislauf-Mittel, Lipidsenker, Antipsychotika usw.) 5 min pro Dossier, bei etwa 500 Patienten 42 h = 1 Arbeitswoche

Zeitaufwand und Organisation für den Arzt

• Ãœbernahme der Diagnosen und Operationen
• Nicht bei Bagatellen, vor allem für Dauerpatienten
  2300 Diagnosen
  1100 Operationen
• Jeden Tag vor der Konsultation
• Beim Eintreffen neuer Berichte
• Während der Konsultation mit Patient zusammen möglich im Sinne einer Zusammenfassung der wesentlichen Aspekte seiner Situation
• Zeitaufwand durchschnittlich 10 min pro Patient (Varianz 5 – 30 min)
• Bei etwa 1000 Patienten etwa 180 h, etwa 30 - 40 min pro Arbeitstag über 2 Jahre gerechnet